Pour préserver la validité du permis de votre agence pour toute sa durée, les obligations suivantes, prévues à la LSP et ses règlements, doivent être respectées en tout temps.
Tout manquement pourrait entraîner des sanctions pénales (amendes) ou administratives (suspension, révocation ou non-renouvellement) selon le cas. Pour plus de détails à ce sujet, rendez-vous à la section Pouvoirs du BSP et Enquêtes et inspections.
Afficher le permis de l’agence
Votre agence doit afficher son permis ou une copie officielle de celui-ci dans chacun de ses établissements d’affaires. Il doit être affiché de manière à être lisible et bien à la vue du public.
Attention, il est interdit de faire une photocopie du permis afin de l’afficher dans vos établissements d’affaires. Vous devez demander une copie officielle au BSP pour chaque établissement, en remplissant le formulaire Réimpression de permis (194.102).
Payer les droits annuels
Chaque année, votre agence doit payer les droits annuels relatifs à son permis au plus tard 60 jours avant la date anniversaire de délivrance de celui-ci. Pour connaître la date anniversaire, référez-vous à la date de délivrance de votre permis.
Par exemple, s’il y est inscrit « Valide : 2020-07-22 au 2023-07-21 », les frais annuels devront être payés au plus tard le 23 mai de chaque année, soit 60 jours avant le 22 juillet de chaque année.
Au moins 100 jours avant la date anniversaire de votre permis, le BSP vous enverra un formulaire de déclaration annuelle incluant un avis de paiement vous indiquant le montant des droits annuels à payer pour votre agence. Pour consulter les tarifs en vigueur, rendez-vous à la section Droits payables.
En cas de non-paiement au plus tard le 60e jour précédant la date anniversaire du permis d’agence, un préavis de révocation sera transmis à l’agence lui accordant un délai supplémentaire pour payer les frais annuels et transmettre les renseignements nécessaires à la vérification de sécurité annuelle. À défaut d’acquitter son obligation durant cette période, une décision de révocation du permis de l’agence sera rendue, prenant effet à la date anniversaire du permis.
Une astuce : inscrivez un rappel à votre agenda au moins 60 jours avant l’anniversaire de votre permis d’agence!
Vérifications de sécurité annuelles
Chaque année, lors du paiement des droits annuels, vous devrez remplir la section relative aux vérifications de sécurité se trouvant dans le formulaire de déclaration annuelle, afin de confirmer ou mettre à jour les informations nécessaires à la vérification sécuritaire annuelle de tout propriétaire, administrateur et tout actionnaire ou associé détenant un intérêt important dans l’agence. Cette vérification a pour but de confirmer que ces personnes continuent de respecter les critères suivants :
- Ne jamais avoir été reconnues coupables d’une infraction criminelle ayant un lien avec l’activité de sécurité privée pour laquelle l’agence demande un permis à moins d’en avoir obtenu le pardon; et
- Avoir de bonnes mœurs, c’est-à-dire que leur comportement doit respecter l’ensemble des valeurs morales et sociales acceptables par le public.
Le BSP transmettra alors leurs renseignements personnels à la Sûreté du Québec (SQ) pour que celle-ci effectue une vérification de sécurité à leur sujet. Par la suite, la SQ informe le BSP des résultats de son enquête et lui donne son avis quant à la satisfaction de ces critères pour chacune des personnes visées.
Sur réception de ces informations, le BSP déterminera si ces personnes continuent de respecter les critères relatifs aux antécédents et aux bonnes mœurs.
Qui sont les personnes liées à l’agence qui doivent être vérifiées?
Les personnes liées devant se soumettre à une vérification sécuritaire sont le propriétaire de l’entreprise, tout associé ou actionnaire qui a un intérêt important dans l’entreprise ainsi que tout administrateur. L’intérêt important signifie, pour un associé, une participation de 10% et plus dans la société, et pour un actionnaire, détenir directement ou indirectement 10% ou plus des actions votantes de l'entreprise.
Par exemple, les personnes suivantes devront être vérifiées :
- Dans une entreprise individuelle : le propriétaire.
- Dans une société de personnes : les associés détenant 10% ou plus des parts et les administrateurs, le cas échéant.
- Dans une compagnie (société par actions) : les actionnaires détenant 10 % ou plus des actions votantes et les membres du conseil d’administration.
Ne confondez pas administrateurs et dirigeants! Seuls les premiers devront être vérifiés.
Le propriétaire, l’actionnaire ou l’associé de l’entreprise est une personne morale?
Si la personne à vérifier est une personne morale, les actionnaires ou associés détenant directement ou indirectement 10% ou plus des actions votantes ou des parts, selon le cas, ainsi que les administrateurs de cette personne morale devront également être sujets à vérifications. De même si ces personnes sont également des personnes morales, la même logique s’appliquera.
Conseil pratique dans le cas d’une structure corporative à plusieurs paliers : créez l’organigramme de la structure corporative et inscrivez-y les noms de chaque associé ou actionnaire ainsi que leurs pourcentages d’intérêt (parts ou actions votantes). Ajoutez les noms des administrateurs de ces entités. Continuez cet exercice tant que les personnes identifiées (propriétaire, associés, actionnaires, administrateurs) ne sont pas toutes des personnes physiques.
Aviser le BSP de tout changement susceptible d’affecter la validité du permis
Durant toute la durée du permis de votre agence, les critères qui ont justifié la délivrance de ce permis doivent continuer d’être respectés. Toutefois, si des changements surviennent, ou encore si ces derniers sont susceptibles d’affecter la validité du permis de votre agence, vous devez en aviser le BSP, par écrit, sans délai. Par exemple :
- Changement des coordonnées de l’agence;
- Accusation ou verdict de culpabilité à une infraction criminelle pour le représentant ou l’une des personnes liées à l’agence;
- Ajout ou fermeture d’établissement(s) d’affaires;
- Changement d’entité juridique;
- Ajout ou retrait de propriétaires, administrateurs, associés, actionnaires;
- Changement de représentant;
- Faillite;
- Modification de l’assurance ou du cautionnement.
Certains changements engendrent le paiement de frais. Il est donc important d’utiliser le formulaire approprié et de joindre tout document et paiement requis, le cas échéant.
Tenir un registre de vos employés exerçant une activité de sécurité privée
Votre agence doit créer et tenir à jour un registre de toutes personnes à son service qui exercent une activité de sécurité privée.
Ce registre doit être conservé à l’établissement principal de l’agence au Québec et doit compiler les informations suivantes sur chacune de ces personnes :
- Nom et prénom ;
- Date de naissance ;
- Activité de sécurité privée exercée au sein de l’entreprise;
- Numéro(s) de permis d’agent ;
- Date d’embauche;
- Date de fin d’emploi, le cas échéant.
Les informations inscrites à ce registre doivent être conservées pour une durée minimale de deux (2) ans suivant la date de la fin d’emploi de l’agent.
Ce document pourrait, entre autres, vous être demandé lors d’une inspection par les enquêteurs-inspecteurs du BSP.
IMPORTANT - Vos employés sont-ils titulaires du permis valide approprié?
Il est impératif que votre agence embauche des agents titulaires du permis approprié pour exercer en sécurité privée. De plus, il faut vous assurer que le permis de ces personnes est valide au moment où elles exercent une activité de sécurité privée. Dans le cas contraire, des sanctions pénales peuvent s’appliquer tant à l’employé qu’à l’agence.
La section Mon dossier de votre agence vous permet de faire une vérification en lot de la conformité de tous vos employés. Le Guide de vérification en lot vous indiquera les étapes à suivre pour procéder à la vérification de la validité du permis d'agent en sécurité privée de vos employés. Soyez diligent, prenez quelques minutes pour vérifier l’information!
Pas encore inscrit? Rendez-vous à la section Mon dossier et suivez les étapes.
Avisez le BSP si votre entreprise cesse ses activités de sécurité privée
Votre entreprise cesse d’offrir des services de sécurité privée? Ne jetez pas les permis!
Lorsque vous prenez la décision de cesser les activités de sécurité privée de votre entreprise, ou encore de vendre, fusionner ou autrement céder votre entreprise ou ses activités de sécurité privée, voici les étapes à suivre :
Étape 1 : Vous devez nous faire parvenir le formulaire Révocation de permis (194.114). Le BSP révoquera alors votre permis au moment demandé.
Étape 2 : Vous devrez nous retourner votre permis d’agence et ses copies officielles, le cas échéant, par la poste ou en personne dans les 15 jours suivant la date de révocation. Si vous avez déjà cessé d’offrir des services en sécurité privée, vous pourrez retourner votre permis et ses copies avec le formulaire de révocation.
Le permis d’agence n’est pas transférable
Le permis d’agence est délivré en considération des caractéristiques propres à l’entité juridique qui en fait la demande. Il n’est donc pas transférable d’une entité juridique à une autre.
Ainsi, si l’agence :
- change de forme juridique (ex : entreprise individuelle qui s’incorpore);
- vend ses activités de sécurité privée à une autre entreprise, incluant ou non les raisons sociales qui y sont associées;
- fusionne avec une autre entreprise et que la résultante de cette fusion constitue une entité juridique distincte de l’agence titulaire du permis;
une nouvelle demande de permis devra être produite par l’entité juridique qui offre désormais les activités de sécurité privée, même si elle fait affaire sous le même nom.
Aviser le BSP de tout changement aux informations de votre agence inscrites au Registre
Vous devez aviser le BSP de tout changement concernant les informations de votre agence qui apparaissent au Registre des titulaires de permis, au plus tard 30 jours après le changement, dont :
- Un changement de nom de l’entité juridique;
- Un changement de coordonnées du siège social;
- L’ajout ou la modification d’un établissement d’affaires;
- Un changement de représentant ou des coordonnées de son lieu de travail.
Remplacer son représentant à la demande du BSP
Si le représentant nommé par l’agence ne respecte plus les conditions requises afin d’être désigné à ce titre, le BSP peut, à tout moment, exiger son remplacement. Ce pourrait être le cas, par exemple, si le représentant est trouvé coupable d’une infraction criminelle en lien avec les activités offertes par l’agence.
Suivre toute directive du BSP
Le BSP peut, à tout moment, à des fins de protection du public, donner à votre agence des directives entourant l’exercice de ses activités. Si vous recevez une telle directive écrite, vous devrez vous assurer de la suivre, selon les conditions qui y seront énoncées.